もう迷わない!初心者向けレンタルスペースの選び方

デスクの上に置かれたMac book proとマウス

はじめてレンタルスペースを利用するときは、ご自身の目的に合ったスペースをどのように選べばいいのか悩んでしまいます。
そこでまずは、初心者の方にぜひ押さえておいていただきたい「レンタルスペースの選び方」の基本をいくつかまとめます。

あらかじめ利用目的や条件を決めておく

一口にレンタルスペースといっても、部屋ごとの収容人数や備品の充実度、レイアウト選びの自由度、オプションサービスの有無など、それぞれのレンタルスペースならではの特徴があるため、どれも同じサービスが受けられるとは限りません。

そのため、数あるレンタルスペースから複数のレンタルスペースに絞るためにも、あらかじめ「レンタルスペースを利用する目的」や「条件」などを決めておくようにしましょう。目的や条件が決まっていれば、各サイトの詳細検索を使うことができるため、適したレンタルスペースを選びやすくなります。

例えば、マイクや音響機器を使うパーティーやセミナーを行う場合は、他の部屋に音が漏れないように防音対策がされたレンタルスペースを選ぶ必要があります。また、実際にそれらの備品を貸出しているかもレンタルスペースを選ぶ条件となるでしょう。

スペースの大きさやレイアウトの多様性をチェック

利用目的や条件を決めておくと、レンタルスペースを選ぶときに「どのくらいの大きさのスペースが必要か?」「目的に合わせてレイアウトを変更できるか?」ということが気になります。

利用者に親切なレンタルスペース業者であれば、ホームページ内に各レンタルスペースの面積や収容可能人数、対応可能なレイアウトの種類、そして基本料金などが事細かに記載されているはずです。
ホームページに掲載された情報をもとに、ある程度レンタルスペースの数が絞れていれば、後で内覧をするときにもすぐに見学場所を選ぶことができて便利です。

予算を決めて問い合わせをする

利用目的や条件、スペースの大きさやレイアウトの多様性などを参考に複数のレンタルスペースに絞れてきたら、最後に「予算」と照らし合わせて内覧を希望するレンタルスペースを選びます。

ホームページ上に大まかな利用料金が表示されていますが、追加する備品の種類やその他ケータリングサービスなどのオプションを追加することで利用料金が変動するため、気になるレンタルスペースがあれば予算を決めた上で「問い合わせ」をしてより細かな質問をしてみましょう。

レンタルスペース業者によっては、予算や条件などに合わせて最適なレンタルスペースを紹介してくれる所もあるので、数が多くて選べないというときは問い合わせをして見積もりを出してもらうのもおすすめです。

レンタルスペースの立地やアクセスのしやすさで選ぶ

利用する目的に合わせて、「立地」や「アクセスのしやすさ」を参考にレンタルスペースを選ぶことをおすすめします。例えば、個人的に個展を開くような場合は、多くの方に足を運んでもらうために駅から近く、アクセスのしやすい場所にあるレンタルスペースを選ぶことをおすすめします。

最寄り駅から徒歩数分で行ける場所であれば、そのエリアの土地勘があまりない方でも迷わず現場に到着することができますし、買い物の帰りやお出かけのついでに立ち寄ってくれる方が増えるはずです。

レンタルスペースの予約からご利用までの主な流れ

会議室

レンタルスペース選びの基本がわかったところで、続いては「レンタルスペースの予約からご利用までの主な流れ」について紹介します。

①空き状況の確認

レンタルスペースを借りたい場合は、「空き状況の確認」をするためにお電話、またはFAX、Eメールにて問い合わせをします。お電話であればその場ですぐに空き状況の確認ができますし、少し時間がある場合はFAXやEメールでの問い合わせでもOKです。
100人以上を収容できる大型のレンタルスペースは、人気のスペースは早々に予約でいっぱいになってしまう場合もあるため、できるだけ早めに空き状況の確認をされることをおすすめします。

②仮予約をする

空き状況を確認したあとに、ご希望のレンタルスペースに空室があれば「仮予約」をします。
仮予約が可能かどうかは、レンタルスペース業者によって異なるため、空き状況を確認すると同時に仮予約を受付けてもらえるかを確認しておきましょう。
仮予約の期間は原則1週間という場合が多く、仮予約期間を超過した場合は自動で予約がキャンセルされます。尚、この期間でのキャンセ料金はかかりません。

③正式に申し込む

仮予約をした時点でご利用申込書が送られてくるので、必要事項を記入し、利用規定を確認した後にEメールやFAX、郵送にて「正式に申し込み」をします。
尚、正式に申し込みが完了したあとのキャンセルは、キャンセル料が必要となるため、あらかじめ「キャンセル規定」や「キャンセル料」についてもよく確認した上で正式な申し込みをするようにしましょう。

④コーディネーターと打ち合わせ

正式に申し込みが完了したあとは、当日の運営や催事会場のレイアウト、必要な備品の種類などを担当のコーディネーターと打ち合わせをして決めます。室料に含まれるテーブルや椅子などの備品のほか、マイクやプロジェクターなどの別途用意が必要な備品も事前にお願いしておけば、当日までに準備してセッティングをしてもらえます。

また、レンタルスペースの利用のほか、イベント終了後に宴会や懇親会などを実施する場合は、ケータリング料理を事前に注文しておくのがベストです。その場合、ケータリング業者と業務提携をしているお店を選ぶと、場所を移動することなく食事を楽しむことができます。
尚、レンタルスペースは料理や飲み物の準備はもちろん、片付けも全てレンタルスペースの業者がやってくれるので安心して任せられます。

⑤レンタルスペースのご利用当日

担当コーディネーターとの打ち合わせ通りの時間に入室します。多くの場合レンタルスペースの予約時間の15分前から入室できるようになっています。
レンタルスペースのご利用後に料金の支払いをしますが、追加で使用した備品や延長料金などをまとめて清算します。各種クレジットカードでお支払い可能なレンタルスペースもあるため、備品の貸出料金や延滞料金などを事前によく確認しておきましょう。

まとめ

パソコンを観覧する女性

だれでも自由自在にアレンジして使えるレンタルスペースは、プライベートでの利用はもちろん、ビジネス目的での利用にも最適です。
一口にレンタルスペースといっても、部屋の広さや備え付けられた備品の種類、オプションサービスの有無などによってさまざまな種類があるため、まずは今回紹介したレンタルスペース選びの基本を参考に、利用目的などの条件に合わせて最適なレンタルスペースをお選びください。